Tiedätkö, mitä määrälaskentapalvelulta tarvitset?

Miksi määrälaskenta halutaan ostaa palveluna?

Tarvitaanko lisää laskentaresurssia, halutaanko vapauttaa oman tarjouslaskennan aikaa muuhun työhön vai kaivataanko hankkeeseen sellaista osaamista ja kokemusta, jota omasta organisaatiosta ei tällä kertaa löydy? Onko kyseessä uudenlainen tai tavallista vaativampi kohde, jossa määrälaskentaan liittyvää riskiä halutaan tietoisesti vähentää?

Sen jälkeen voidaan miettiä, mitä määrälaskennalta käytännössä tarvitaan. Mihin määrätietoa käytetään? Millaisessa muodossa tarjouslaskijat ovat tottuneet työskentelemään? Mitä halutaan jättää oman tarjouslaskennan ratkaistavaksi ja mitä puolestaan odotetaan määrälaskijalta?

Kun omaa laskennan tarvetta on hieman pohtinut, myös toimittajalta osaa kysyä olennaisia asioita.

Mihin määrätietoa käytetään?

Määräluetteloa käytetään kustannusten muodostamiseen, hinnoitteluun, tarjouspyyntöihin ja tarjouslaskennan eri vaiheisiin.

Siksi määrälaskentaa tilatessa kannattaa aloittaa lopputuloksesta.

Miettikää esimerkiksi, millä nimikkeistöllä omassa tarjouslaskennassa työskennellään, millaisiin kokonaisuuksiin määrät halutaan jakaa ja mitä tietoja määräluettelosta tarvitaan myöhemmin.

Jos yrityksellä on oma vakiintunut laskentatapa tai määräluettelopohja, siitä kannattaa keskustella jo tarjousvaiheessa.

Kysy määrälaskentatoimistolta:
Voidaanko määräluettelon rakenne ja nimikkeistö sovittaa meidän tapaamme laskea tarjouksia?

Millä tarkkuudella määrät tarvitaan?

Määräluettelo voidaan laatia eri tavoin eriteltynä. Tarvittava erittely riippuu siitä, miten yritys laskee tarjouksensa ja mihin määriä käytetään.

Tässä kannattaa mennä mahdollisimman konkreettiselle tasolle.

Tarvitaanko esimerkiksi rakennusosat, materiaalit tai erilaiset rakenteet eriteltyinä? Millaisia kokonaisuuksia tarjouslaskija muodostaa määräluettelosta? Mitkä tiedot halutaan nähdä omilla riveillään?

Samalla kannattaa miettiä omaa työvaihetta määräluettelon vastaanottamisen jälkeen. Mitä tietoja tarjouslaskija joutuu vielä etsimään suunnitelmista? Mitä hän yhdistelee tai erottelee itse? Mitä tietoja tarvitaan, jotta hinnoittelua voidaan tehdä?

Näistä muodostuu käytännössä oman yrityksen tarvitsema tarkkuustaso.

Kysy omalta tarjouslaskijalta:
Mitä joudumme tavallisesti tekemään määrille ennen kuin pystymme aloittamaan hinnoittelun?

Vastaus voi kertoa paljon siitä, mitä määrälaskentapalvelulta kannattaa pyytää.

Mitä määrälaskentapalvelun hinta sisältää?

Kun määrälaskentatarjouksia vertaillaan, hintojen rinnalle kannattaa kirjoittaa palvelun sisältö.

Laskennan rajaus, käytettävät aineistot, määräluettelon sisältö ja tarkkuus, toimitettavat dokumentit sekä mahdolliset muut palveluun kuuluvat työvaiheet kannattaa käydä läpi ennen päätöstä.

Samalla voidaan tarkastella sitä, mitä tapahtuu asiakkaan omassa organisaatiossa luovutuksen jälkeen.
Jos määräluettelon käsittelyyn, selvittämiseen tai täydentämiseen käytetään omaa työaikaa, se kuuluu käytännössä samaan laskentaprosessiin, vaikka sitä ei määrälaskentatoimiston tarjouksessa näykään.

Kyse ei siis ole vain määräluettelon hinnasta, vaan siitä, millaisen kokonaisuuden ostettu palvelu ja oma tarjouslaskenta yhdessä muodostavat.

Tarkista tarjouksesta ainakin: laskennan rajaus, toimitettava aineisto, määräluettelon rakenne, mahdolliset muut dokumentit sekä lisä- ja muutostöiden periaatteet.

Mitä osaamista hankkeessa tarvitaan?

Ennen määrälaskentatoimiston kokemuksen arviointia kannattaa tarkastella myös omaa kokemusta.

Onko vastaavanlaisia hankkeita laskettu omassa organisaatiossa aikaisemmin? Tunnetaanko hanketyypin rakenteet ja erityispiirteet? Löytyykö omasta tiimistä tarvittava osaaminen vai onko juuri tässä hankkeessa jotakin, johon kaivataan kokemusta oman organisaation ulkopuolelta?

Määrälaskentaa voidaan ostaa ulkoa resurssiksi, mutta samalla voidaan ostaa myös osaamista.

Tällä voi olla merkitystä esimerkiksi silloin, kun tarjouslaskennassa on itselle uudenlainen kohde, vaativa peruskorjaus tai muuten tavallisesta poikkeava hanke. Toisinaan ulkopuolista laskentaa voidaan käyttää myös silloin, kun määrien kanssa halutaan tietoisesti pelata varman päälle ja vähentää omaan määrälaskentaan liittyvää riskiä.

Kun oma tarve on tunnistettu, myös referenssejä kannattaa tarkastella sen kautta. Pitkän referenssilistan sijaan olennaisempaa voi olla löytää kokemusta juuri sellaisista hankkeista tai laskennan osa-alueista, joihin omassa organisaatiossa tarvitaan vahvistusta.

Kysy ensin omalta organisaatiolta:
Mitä osaamista meillä on tähän hankkeeseen ja mitä meidän kannattaisi hakea sen ulkopuolelta?

Kysy sen jälkeen määrälaskentatoimistolta:
Millaisia tätä hanketta muistuttavia kohteita olette laskeneet ja millaista kokemusta niiden määrälaskennasta teille on kertynyt?

Mitä tietoa saat määrien lisäksi?

Määrälaskija käy suunnitelma-aineistoa läpi yksityiskohtaisesti ja voi samalla havaita ristiriitoja, puuttuvia tietoja tai kohtia, joissa suunnitelmat edellyttävät tulkintaa.

Mieti, mitä tästä tiedosta tarvitset oman tarjouslaskentasi tueksi ja selvitä, miten se välittyy sinulle. Dokumentoidaanko esimerkiksi laskennan rajaukset, oletukset, viittaukset ja suunnitelmista tehdyt havainnot?

Kysy toimittajalta:
Mitä muuta saamme hankkeesta määrien lisäksi?

Millaista palvelua määrälaskentaan sisältyy?

Määrälaskennan aikana voi syntyä kysymyksiä lähtöaineistosta, rajauksista, suunnitelmamuutoksista tai siitä, miten jokin kokonaisuus käsitellään. Kuinka paljon vuoropuhelua itse tarvitset? Haluatko käydä laskennan perusteet läpi ennen laskennan aloitusta? Haluatko, että laskija nostaa havaintoja esiin työn aikana? Kenen kanssa asioit, jos suunnitelmat päivittyvät tai hankkeeseen tulee lisäkirje? Miten muutokset huomioidaan laskennassa ja miten mahdollinen lisätyö hinnoitellaan?

Kysymyksiä voi syntyä myös määräluettelon luovutuksen jälkeen, kun määrät siirtyvät osaksi tarjouslaskentaa. Pystytkö silloin palaamaan laskijan puoleen ja kysymään esimerkiksi, mistä jokin määrä muodostuu, mitä siihen sisältyy tai miten jokin suunnitelmien kohta on käsitelty? Entä kuuluuko tällainen tuki sovittuun palveluun?

Kysy määrälaskentatoimistolta:
Jos määräluettelosta herää tarjouslaskennan aikana tai määräluettelon valmistuttua kysymyksiä, miten saamme niihin vastaukset?

Ensin oma tarve, sitten määrälaskentakumppani

Määrälaskentapalvelun valinta helpottuu, kun keskustelu aloitetaan oman tarjouslaskennan tarpeista.

Miksi olemme ostamassa määrälaskentaa ulkoa? Mitä osaamista tarvitsemme? Millä tavalla ja tarkkuudella haluamme määrät? Mitä tietoa tarvitsemme niiden lisäksi? Kuinka määrät liittyvät omaan laskentaprosessiimme? Mitä teemme itse ja mitä odotamme määrälaskijalta?

Kaikkiin kysymyksiin ei tarvitse tietää vastausta etukäteen. Myös se kertoo määrälaskentatoimiston toimintatavasta, millaisia kysymyksiä teiltä kysytään. Asiantuntijat auttavat määrittelemään, millaista määrälaskentaa juuri kyseinen hanke ja teidän tapanne laskea edellyttävät.

Jos siis pohdit, sopiiko tietyn toimijan tapa tehdä määrälaskentaa omaan tarpeeseenne, siitä kannattaa kysyä suoraan. Keskustelussa selviää usein enemmän kuin palvelukuvauksia vertailemalla.

Oletko pohtinut määrälaskentapalvelun käyttöä?

Kun sopiva toimintatapa alkaa hahmottua, seuraava askel on käytännön tilaaminen. Lue, miten määräluettelon tilaaminen etenee ja mitä ennen ensimmäistä tilausta kannattaa tietää.

Kiinnostuitko?