Laskentamuistio tekee määrälaskennasta palvelun
”Määrälaskennan alkuaikojen tärkein innovaatio oli laskentamuistio, joka on edelleen yksi määräluettelon tärkeimmistä osista. Laskentamuistio tekee määräluettelosta palvelun, joka selkeyttää ja vähentää tulkinnanvaraisuuksia.” Raimo Tanskanen
Laskentamuistio kertoo laskijan huomiot määrälaskentakohteesta
Laskentamuistio toimitetaan osana määräluetteloa. Muistioon merkitään kohteen nimi tarjouspyynnön mukaan, laskenta-asiakirjaluettelo ja huomiot siihen liittyen – muun muassa puuttuvat asiakirjat. Lisäksi merkitään laskennan perustiedot, esimerkiksi sijaintierittelyt ja muut mahdolliset huomiot laskennassa. Laskentamuistion tärkein sisältö on kuitenkin määrälaskijan laskennan aikana tekemät huomiot kohteesta. Muistioon kirjataan epäselvyydet, ristiriidat ja laskijan omat arviot ja oletukset. Näin laskentamuistio selventää asiakkaalle määrälaskijan ajatukset ja pohdinnat kohteesta.
Rakennushankkeen suunnitelmien sisältö ja laatu vaikuttavat laskentamuistio sisältöön. Monimutkainen kohde ei suoraan tarkoita pitkää ja laaja laskentamuistiota. Suunnitelmien ollessa selkeät, ei laskentamuistioon kerry tietoa. Toisaalta taas selkeältä näyttävästä kohteesta voi syntyä pitkäkin laskentamuistio, jos suunnitelmat ovat puutteelliset tai epäselvät. Muistioon tehtävien merkintöjen ei tarvitse olla tieteellistä tai teknistä erikoistekstiä. Huomioita kannattaa kirjoittaa monipuolisesti ja kiinnittää huomiota siihen, että viesti on selkeä lukijalle. Jotkin huomiot voivat tuntua laskijasta vähäpätöisiltä, mutta niiden merkitys voi olla hankkeen lopullisen toteutuksen kannalta merkittäväkin. Laskentamuistiossa oleellista on siis se, että huomiot on kirjattu.
Työväline niin laskijoille kuin asiakkaille
Määrälaskijan työ perustuu tarkkuuteen. Jokainen laskennassa oleva kohde vaatii laskijan täyden huomion ja keskittymisen. Tästä syystä hyvin ja huolella täytetty laskentamuistio on tärkeä työkalu myös määrälaskijoille itselleen. Jos jo aiemmin laskettuun kohteeseen pitää palata asiakkaiden kysymysten pohjalta, on se helpompaa tehdä laskentamuistion, kuin pelkän muistin varassa.
Areitella laskentamuistion laatuun on kiinnitetty erityistä huomiota kuluneen vuoden aikana. Muistion täyttämisestä laskennan aika on tehty rutiini, joka palvelee niin laskijoita kuin asiakkaita. Laskijoita kannustetaan täyttämään laskentamuistiota heti laskennan aikana, ei kohteen laskennan valmistuttua. Näin huomiot, arviot ja oletukset tulee kirjattua tuoreeltaan. Kohteesta jää laskijalle muistijälki, johon on tarvittaessa helppo palata myöhemmin. Hyvin ja ajantasaisesti täytettyyn laskentamuistioon käytetty aika voitetaan takaisin silloin, kun kohteisiin palataan asiakkaiden kysymysten muodossa.
”Laskentamuistio ei ole tarkoitettu vain asiakkaille, vaan se on muistiväline myös meille laskijoille. Muistion avulla kohde avautuu mustana valkoisella, eikä tarvitse muistin varassa kaivella mitä on milloinkin ajateltu ja laskettu. Hyvällä kannustuksella ja tsemppaamisella laskentamuistion täyttäminen on tullut osaksi laskentarutiinia, juurikin laskennan aikana, ei sen jälkeen. Laskijat itsekin ovat huomanneet muistion hyödyt ja arvon.” kertoo Joensuun määrälaskentatoimiston laskentavastaava Ville Neuvonen
Laskentamuistio kulkee hankkeen mukana
Parhaassa tapauksessa laskentamuistio kulkee rakennushankkeen mukana tarjouslaskennasta urakkaneuvotteluihin ja urakkasopimukseen. Hyvä ja monipuolinen muistio helpottaa tarjouslaskijan työtä, vähentää tarvittavien kysymysten määrää ja toimii myös lisäkirjeiden pohjana. Tarjouslaskija voi jatkaa laskentamuistiota omilla huomioillaan. Jos kohde jää rakentajalle tuotantoon, voidaan määrälaskijan aloittamaa ja tarjouslaskijan jatkamaa laskentamuistiota käyttää osana urakkaneuvotteluita ja se voi toimia myös aihiona urakkasopimukselle. Laskentamuistion merkitys rakennushankkeessa on siis merkittävä.
”Laskentamuistion on meillä käytössä koko tarjouslaskennan ajan. Näen laskentamuistion viestintävälineenä. Rakennushanke kun vaatii jatkuvaa viestintää ja tulkintaa. Kun asiat on merkitty muistioon selkeästi ja ymmärrettävästi vähenee väärinymmärrysten tai kysymysten määrä. Laskentamuistiosta on parempi löytyä enemmän kuin vähemmän tietoa. Joskus vähäpätöiseltä tuntuva asia saattaa olla rakennushankkeen lopullisen toteutuksen osalta erittäin merkittävä. Asiakkaan näkökulmasta kannustan määrälaskijoita kirjaamaan pienetkin huomiot laskentamuistioon. ” Laskentamuistion käytöstä kertoo Rakennustoimisto K. Tervo Oy:n hankepäällikkö Rauno Lasanen.
Rakennushankkeen viestikapula
Rakennushankeen onnistumisen kannalta laskennalla ja viestinnällä on suuri rooli. Viestintää käydään niin kuvien, muistioiden kuin keskusteluiden muodossa. Jotta viesti kulkee osapuolelta toiselle, tulee sen olla selkeää ja helposti ymmärrettävää. Näin rakennushankkeisiin liittyvää laskentaa voidaan toteuttaa vaaditulla tarkkuudella. Tässä yhtälössä laskentamuistiolla on tärkeä rooli laskenta-ajan viestiketjun ensimmäisenä linkkinä. Hyvin täytetty laskentamuistio säästää aikaa ja vähentää väärinymmärrysten määrä rakennushankkeen edetessä.
